KI und Datenschutz am Arbeitsplatz: was Sie einem Chatbot anvertrauen können

Ein Angebot umformulieren lassen, eine Beschwerde zusammenfassen, einen Vertrag prüfen lassen: KI-Chatbots sind an vielen Arbeitsplätzen Alltagswerkzeug geworden. Wer aber ein Dokument mit Kundendaten in einen Chatbot kopiert, gibt diese Daten an einen externen Dienst weiter. Manchmal ist das zulässig, oft nicht, und der Unterschied liegt in wenigen Fragen, die man sich vorher stellt. Die KI-Kompetenzpflicht aus der EU-KI-Verordnung verlangt von Arbeitgebern zudem, dass Beschäftigte solche Abwägungen treffen können.

Wohin Ihre Daten gehen, wenn Sie auf Senden drücken

Was Sie in einen Chatbot eingeben, wird auf den Servern des Anbieters verarbeitet, meist außerhalb der eigenen Organisation und oft außerhalb Europas. Bei kostenlosen Versionen vieler KI-Dienste darf der Anbieter Ihre Eingaben außerdem zur Verbesserung der Modelle verwenden. Das heißt nicht, dass Ihr Text wörtlich bei anderen auftaucht, wohl aber, dass Sie die Kontrolle darüber verlieren. Geschäftsversionen derselben Dienste haben oft andere Bedingungen: Eingaben werden nicht für das Training verwendet, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist möglich. Dasselbe Werkzeug kann also geeignet oder ungeeignet sein, allein abhängig vom Abonnement und den Einstellungen.

Drei Kategorien, die nicht in Prompts gehören

Personenbezogene Daten anderer. Namen, Adressen, Personalakten, medizinische Informationen, Beurteilungen: Sobald Sie Daten von Kunden, Patienten oder Kollegen ohne Rechtsgrundlage und Auftragsverarbeitungsvertrag an einen KI-Dienst weitergeben, liegt schnell eine meldepflichtige Datenpanne nach der DSGVO vor. Anonymisieren Sie zuerst, oder nutzen Sie einen Dienst, mit dem Ihre Organisation Vereinbarungen getroffen hat.

Vertrauliche Unternehmensinformationen. Zahlen, die noch nicht veröffentlicht sind, Quellcode, Strategiepapiere, laufende Verhandlungen. Dafür braucht es kein Datenschutzrecht: Es sind schlicht Informationen, die man ohne Vereinbarung keinem Dritten gibt.

Informationen unter Schweigepflicht. Wer einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt (Gesundheitswesen, Rechtsberatung, Finanzdienstleistung), hat einen zusätzlichen Grund zur Zurückhaltung: Die Schweigepflicht gilt auch gegenüber einem KI-Dienst.

Anonymisieren ist mehr als einen Namen entfernen

Der häufigste Denkfehler: "Ich habe den Namen entfernt, also ist es anonym." Ein Kündigungsschreiben ohne Namen, aber mit Funktion, Abteilung und Eintrittsdatum ist für Kollegen weiterhin einer Person zuzuordnen, und damit bleiben es personenbezogene Daten. Echte Anonymisierung bedeutet, dass die Kombination der Merkmale nicht mehr zu einer Person zurückführt. Praktischer ist oft der umgekehrte Weg: Formulieren Sie Ihre Frage ohne den Fall. Nicht die ganze Akte einfügen und "fassen Sie zusammen" verlangen, sondern selbst den Kern benennen ("Mitarbeiter erfüllt Anforderung X nicht, welche Schritte gehören zu einem Verbesserungsplan?") und die KI um Struktur oder Formulierung bitten. Sie erhalten denselben Nutzen, ohne dass etwas Sensibles das Haus verlässt.

Was Sie im Team vereinbaren

Die Praxis zeigt: Ein Verbot funktioniert nicht, Beschäftigte nutzen KI dann einfach auf dem privaten Telefon, außerhalb des Blickfelds der Organisation. Was funktioniert, ist eine kurze, klare Vereinbarung. Welche Dienste nutzen wir, mit welchem Konto? Was darf hinein (öffentliche Informationen, eigene Texte ohne personenbezogene Daten) und was nicht? Und im Zweifel: erst fragen. Halten Sie diese Vereinbarung fest und wiederholen Sie sie gelegentlich; das ist zugleich eine konkrete Umsetzung der Pflicht, die seit dem 2. Februar 2025 für Arbeitgeber gilt.

Es hilft sehr, wenn Menschen verstehen, warum die Regel existiert. Wer weiß, wie ein Sprachmodell mit Eingaben umgeht, muss keine Liste auswendig lernen, sondern erkennt ein Risiko von selbst. Beginnen Sie zum Beispiel mit der kostenlosen ersten Lektion, um zu sehen, wie ein solches Modell unter der Haube arbeitet, oder sehen Sie sich die deutschsprachigen Kurse an.