AI en privacy op het werk: wat deel je wel en niet met een chatbot?

Een offerte laten herschrijven, een klachtmail laten samenvatten, een contract laten controleren: AI-chatbots zijn op veel werkplekken dagelijks gereedschap geworden. Maar wie een document met klantgegevens in een chatbot plakt, deelt die gegevens met een externe dienst. Soms mag dat, vaak niet, en het verschil zit in een paar vragen die je jezelf vooraf stelt. De AI-geletterdheidsplicht uit de EU AI Act vraagt bovendien van werkgevers dat medewerkers dit soort afwegingen kunnen maken.

Waar je gegevens heengaan als je op versturen drukt

Wat je in een chatbot typt, wordt verwerkt op de servers van de aanbieder, meestal buiten je eigen organisatie en vaak buiten Europa. Bij gratis versies van veel AI-diensten mag de aanbieder je invoer bovendien gebruiken om modellen te verbeteren. Dat betekent niet dat je tekst letterlijk bij anderen opduikt, maar wel dat je er de controle over kwijt bent. Zakelijke versies van dezelfde diensten hebben vaak andere voorwaarden: invoer wordt niet voor training gebruikt en er is een verwerkersovereenkomst mogelijk. Hetzelfde gereedschap kan dus wel of niet geschikt zijn, puur afhankelijk van het abonnement en de instellingen.

Drie categorieën om uit je prompts te houden

Persoonsgegevens van anderen. Namen, adressen, personeelsdossiers, medische informatie, beoordelingen: zodra je gegevens van klanten, patiënten of collega's deelt met een AI-dienst zonder dat daar een grondslag en een verwerkersovereenkomst voor is, zit je al snel aan een datalek onder de AVG. Anonimiseer eerst, of gebruik een dienst waarmee je organisatie afspraken heeft.

Bedrijfsvertrouwelijke informatie. Financiële cijfers die nog niet naar buiten zijn, broncode, strategiedocumenten, lopende onderhandelingen. Hier is geen privacywet voor nodig: het is simpelweg informatie die je niet aan een derde partij geeft zonder afspraak.

Informatie met een beroepsgeheim. Wie onder een geheimhoudingsplicht werkt (zorg, advocatuur, financiële dienstverlening) heeft een extra reden om terughoudend te zijn: het beroepsgeheim geldt ook tegenover een AI-dienst.

Anonimiseren is meer dan een naam weghalen

De meest gemaakte denkfout: "ik heb de naam eruit gehaald, dus het is anoniem." Een ontslagbrief zonder naam maar met functie, afdeling en datum van indiensttreding is voor collega's nog altijd herleidbaar tot één persoon, en dan zijn het gewoon persoonsgegevens gebleven. Echt anonimiseren betekent dat de combinatie van kenmerken niet meer naar iemand terugleidt. Praktischer is vaak de omgekeerde route: herschrijf je vraag zonder de casus. Niet het hele dossier plakken met de vraag "vat samen", maar zelf de kern formuleren ("medewerker functioneert onvoldoende op punt X, welke stappen horen bij een verbetertraject?") en de AI om de structuur of de formulering vragen. Je krijgt hetzelfde nut zonder dat er iets gevoeligs de deur uitgaat.

Wat je als team afspreekt

De praktijk leert dat een verbod niet werkt: medewerkers gebruiken AI dan gewoon op hun telefoon, buiten het zicht van de organisatie. Wat wel werkt is een korte, duidelijke afspraak. Welke diensten gebruiken we, met welk account? Wat mag erin (openbare informatie, eigen teksten zonder persoonsgegevens) en wat niet? En bij twijfel: eerst vragen. Leg die afspraak vast en herhaal haar af en toe; dat is meteen een concrete invulling van de inspanningsverplichting die sinds 2 februari 2025 voor werkgevers geldt.

Het helpt enorm als mensen snappen waaróm de regel bestaat. Wie weet hoe een taalmodel met invoer omgaat, hoeft geen lijstje uit het hoofd te leren maar herkent een risico vanzelf. Begin bijvoorbeeld met de gratis eerste module om te zien hoe zo'n model onder de motorkap werkt, of bekijk de cursussen per vakgebied waarin privacy en verantwoord gebruik per sector terugkomen.